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| DEZEMBRO |
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O secretário de direcção é um colaborador de uma empresa que presta as suas funções relacionadas directamente com o serviço da direcção, ou seja, o chamado “braço direito” da direcção. |
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| 346 – Secretariado e Trabalho Administrativo |
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| Objectivo Geral: |
No final da formação, os formandos deverão ser capazes de desempenhar eficazmente as funções de Secretário de Direcção.
Objectivos Específicos:
• Desenvolver as funções de secretário de direcção
• Conhecer documentação comercial
• Gerir tempo, trabalho, eventos
• Organizar diversos arquivos
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Esta formação destina-se a profissionais ou estudantes que exerçam ou venham a exercer funções de Secretariado de Direcção. |
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| Formação Contínua ou de Actualização |
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| Formação presencial |
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| A que o formador achar mais pertinente para a aquisição dos conhecimentos transmitidos. |
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• Avaliação Inicial de Diagnóstico (opcional)
• Avaliação Formativa
• Avaliação Sumativa
• Avaliação Diagnóstica Prospectiva/Inquérito de Satisfação |
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| Mesas, cadeiras, quadro branco, videoprojector, capa da “Competências”, e outros solicitados pelos formadores. |
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| Laboral: 2f, 4f e 6f |
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60 horas teóricas
70 horas de estágio em empresa (procura pelo próprio formando) |
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| Início a 8 de Novembro de 2010 |
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| CD informatizado com todos os conteúdos ministrados e material de apoio à laboração. |
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M1. Introdução ao Secretariado
1.1. Principais actividades cumpridas pelo secretário de direcção
1.2. Diferenças e semelhanças entre secretariado-geral e de direcção
1.3. Tecnologias da informação e da comunicação
M2. Estruturação do Trabalho e Gestão do Tempo
2.1. Saber gerir o seu tempo e estabelecer prioridades
2.2. Organizar melhor as funções administrativas
2.3. Desenvolver a autonomia
2.4. Optimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência
2.5. Preparar um plano de actividade pessoal
2.6. Criação de mapas para apresentação de resultados
M3. Regras Protocolares no Âmbito Empresarial
3.1. Apresentações
3.2. Cumprimentos
3.3. Precedências
3.4. Ritual ao telefone
3.5. Correspondência (cartas, cartões, convites e outras)
3.6. Recepção e acolhimento de visitantes
3.7. O tratamento social
3.8. Normas de cortesia e do Saber-Estar
3.9. Presentes sociais e de representação da empresa
M4. Documentação Comercial e Comunicação Escrita
4.1. Redigir cartas, memorandos, comunicados internos, ofícios, etc.
4.2. Conceber páginas de rosto para documentos
4.3. Filtrar correspondência e distribuí-la pelos responsáveis
4.4. Dar seguimento e resposta à informação recebida (email’s, fax’s, recados)
4.5. Elaborar mapas para apresentação de resultados
4.6. Criar pastas consoante os assuntos
4.7. Estruturar arquivos
4.8. Noções de contabilidade
M5. Técnicas de Atendimento Pessoal e Telefónico
5.1. Expectativas e exigências do público e/ou dos clientes
5.2. Tipos de clientes: internos e externos
5.3. Critérios de eficácia da função atendimento
5.4. Contacto e relação com o cliente
5.5. Usar uma atitude de comunicação eficaz
5.6. Comunicar e dialogar com o interlocutor, evitando as relações de força e a agressividade
5.7. Entender a importância da comunicação não-verbal e da linguagem gestual
5.8. Técnicas de atendimento telefónico.
5.9.Importância do atendimento telefónico para a empresa
5.10. Organização de arquivos telefónicos
5.11. As relações e os litígios
5.12. Atendimento difícil
M6. Gestão de Agendas
6.1. Dispor os assuntos por ordem de prioridade
6.2. A importância de registar notas de forma precisa sem deturpar nem omitir informação
M7. Gestão de reuniões
7.1. Agendar reuniões e definir a ordem de trabalho
7.2. Convocar atempadamente os envolvidos e organizar todo o material para a reunião (sala, documentos, …)
7.3. Presidir as reuniões e fazer o resumo dela
7.4. Fazer o plano das tarefas que cada interveniente terá de executar, bem como assegurar a sua realização
M8. Organização de Eventos
8.1. Normas de planeamento e organização dos diversos tipos de eventos
8.2. Organização de recepções, seminários, exposições, inaugurações, conferências, etc
8.3. Acontecimentos de tomadas de posse, assinaturas de contratos
8.4. Organização de viagens e refeições
8.5. Procedimentos e instrumentos adequados aos vários tipos de eventos
M9.Assumir as funções de Gestão, na ausência da Direcção
9.1.Conhecer profundamente os assuntos da empresa
9.2.Manter um bom diálogo com a direcção
9.3. Saber intervir na altura certa, assumindo as responsabilidades dessa intervenção |
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| 350€ |
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| (em recrutamento) |
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- Certificado de Formação Profissional, segundo a Portaria 474/2010 de 8 de Julho (Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social), para as pessoas que completem o curso, com aproveitamento após avaliação.
- Certificado de Frequência de Formação Profissional, para os cursos, acções de formação, módulos ou seminários que não contemplem qualquer tipo de avaliação. |
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| Matosinhos |
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